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北大ローカルの話題ですが,調達課を経由した物品発注の方法を忘れそうなのでメモしておきます.マニュアルは分厚い(44p)わりにわかりにくいので.

  • 北大SSOサインインシステムにログイン→(ネーミングセンスには目をつぶって)(なんで「くん」をつけてしまったんだろう)学校会計くんに入る
  • 左カラム,「購入依頼申請・照会」をクリック→フレームが切り替わる
  • 1:購入依頼のままで,新規申請をクリック
以下,ピンク色の枠は入力必須,黄色の枠は(北大で管理している?)コードが入るところで,わかれば(あれば)入れる,わからなければ(なければ)入れなくてよい.白色の枠は任意入力.
  • "件名"は適当に入力して良いようだ.購入したい物の名前とかで良さそう(XXX購入).
  • 相手先は,取引先が確定している場合はその名前で検索してみて("相手先"をクリックして検索できる),入れる.今回はあったのでそうしたが,ない場合は空欄で良いようだ.(ここのこの商品,と決まっている場合は入れたほうが親切?).
  • 契約期間の終了日,摘要は空欄で良い.連絡先は,内線番号を入れておけば良さそう.
  • 総価契約の部分は変更不要(たぶん).
  • →明細を追加する をクリック.
  • ★購入依頼明細登録★ウインドウが出てくる.所管~予備,予算残高までは,各項目名をクリックして,[検索]ボタンを押せば,(おそらく)予算科目リストが出てくるので(学振の場合は,一択),それを粛々とクリックしていく.予備は入れなくて良い.
  • なぜかどこかの段階で「形態別科目」欄はクリアされてしまうので,そこだけ最後に入れる.
  • 品名については,ティッシュとかガソリンしかないので,それ以外のものを購入する場合は,黄色の枠には何も書かずにピンク枠に商品名を入れる.ティッシュとかガソリンを買う場合は,渡辺は,ピンク枠に商品名,規格欄に型番を入れたが,この辺は流動性があるようだ.(商品名のところに全部書いて,規格欄は空欄でも良さそう).
  • 数量は必ず半角で入れ,カンマ等は入れない.単位はなんでも( 常識外れでなければ)良い.
  • 単価はなくても良いらしい.単価を入れれば,税込み金額欄は勝手に出てくる.もともと税込みの金額だった場合は,その右側(税区分)を適切なものに変更する.でもこのへんはわりと適当で良いらしい.
  • 希望納期はなくても良いけどいれた方が良いらしい.程よいところを入れる.
  • [予備],[備考]については記載不要(本当に備考があれば書く).[資産管理]は適切なものを選ぶが,これは本当に大きい物を買うとき,あるいはリースのときだけなので,多分当分使うことはない(0.対象外で良い)かな
  • おもむろに上に戻って,「形態別科目」を入れる.画面下部,「追加」ボタンを押してから閉じる.追加ボタンを押さないとこれまでの作業はなかったことになる.
  • ★購入依頼申請・照会★ウインドウの画面下部に,ひそやかに「確認」ボタンがあるので,それを押す.ちなみに,もしさっきまでの入力内容に誤りを発見した場合は,黄色枠で明細が出現しているはずなので,それをクリックして修正できる.
  • [購入依頼書を出力する]にチェックを入れてから,再度確認ボタンを押し.終了.
  • pdfで購入申請書が出てくるので,それと,購入に際して打ち合わせなどのメールのやりとりがあればそれを添付して会計に持っていく.
これでokのはずです.A4一枚くらいでわかりやすく収まるんじゃないの….マニュアルの何がアレかって,例えば「備考」の説明に,「備考を入力します」としか書いてないんですよね.それは…わかるんだよ….そうじゃなくて,「どういうときに」「何を書く欄なのか」が知りたいのです.まあ,会計の方に聞けば多分いっぱつだと思うんですが(実際聞いた),今後忘れないようにということでメモでした.おつかれさまでした.明日は謝金の話を聞いてきます.

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