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(学振)研究報告書と研究遂行経費支出報告書を出した,という記事を書いて以来しばらく多忙にしておりまして,ブログを書く暇があまりなかったのですが,ちょっと驚いたことがあったのでメモを兼ねて久しぶりに書きます.

おとつい,日本学術振興会から,「特別研究員研究報告書と在学書が届いてないんだけど,どうすんの」(意訳)(最初は一部抜粋して引用していたのですが,良く考えると勝手にメールを公開するのもいかがなものかと思いまして,件名だけは後で書きますが意訳にさせていただきました)(多分大丈夫だと思うんですが)というメールが届きました(一応,同じ文が届いて不安になって検索される方のために,件名だけはつけておきましょう."特別研究員研究報告書の提出について"およびその後に届いたのですが"特別研究員在学証明書の提出について"でした).

先に書いておくと,無事解決しましたし,学振側の対応は大変丁寧でありがたかったのですが,しかしそれにしても肝を冷やしたので顛末を簡単に書いておきます.まず,上記メールが届いたのが26日午後10時で,驚いてすぐメールに記載された電話に一報を入れて,「4月8日に関係書類は送付した(つもり)なのであるが,もしかしたら入れ損ねた資料があるかもしれないので,封筒又は在学証明書が届いておりますか(それが届いていれば,入れ損ないだし,それも届いていなければ,郵便事故かもしれないので)」と質問しました.なんやかんやあったのですが,「調査して明日連絡します」ということでしたので,黙して待つ事に.

で,これは多分タイミングの問題というか,多分自動送信だったので間が悪かっただけなのですが,10時16分頃に「在学証明書が届いてないよ」というメールが来たのですね.「もう調査が終わったんだろうか」と思って再度電話を入れましたが,その時間には繋がりませんでした.メールアドレスから明らかなのですが,自動送信だからさっきの電話とは関係ない,と自分に言い聞かせ,若干どきどきしながら就寝.

もっと間が悪い事に,その日に,科研費の報告書を4月9日に提出しろ,と指導教員から連絡が来てるはずだけど,未だに出てないので明日中に必ず出して下さい,とか,領収書に判子を押しに来て下さい,とかそういうメールが事務から来ていたので,結構焦っていたのですね.ちなみに,上記の件は指導教員の弁によれば「二月にメールソフトの調子が悪かったので,そのときに届いていたのかもしれない…」ということでしたが….HINESに届くメールは一応どこからでもブラウザで見られるはずなのですが…(秘するが花でしょう).

で,次の日,午前9時頃に再度学振に電話を入れまして,「昨日これこれの件で問い合わせたのですが,その直後に「在学証明書も届いていない」旨のメールが来たので,全く届いていないようで申し訳ありません.ただ,郵便そのものは出しているはずなので,例えば空の封筒が届いているとか,そういうことがないかだけ確認いただけませんか」とお願いしますと,「調査して後ほど連絡します」ということで,またやきもきすることに.でも,ここからは早くて1時間以内に再度電話が来て,「全部ありましたのでオッケーです」ということをお伝えいただいて解決しました.あっさり解決して良かったです.

この件は渡辺に非があって,8日の午前中に出せば翌日中には届くだろうと思って速達にしなかったんですが,さきほど郵便局のサイトをみたら,札幌-東京の場合は,大型郵便物は「翌々日」到着なんだということでして,翌々日にあたる4月10日は土曜日だったわけなんですね.そういうわけで,結局到着が12日になってしまって,本来は10日までに出すべきだった在学証明書が届いておらず,それでどこかで処理がおかしくなって,こういうメールが届くことになった,ということかもしれませんね.

そんなわけで教訓としては,

  • 早めに出すものは出せ
  • けちらないで速達にしろ
  • とりあえず不安があれば,電話で学振に確認するのが早い.怖くないよ
というあたりでしょうか.

皆さんが二の轍を踏まないことをお祈り申し上げますけれども,もし既に同じ目に会っていて焦って検索してここにたどり着いた方,多分(出している自覚があれば)大丈夫だと思いますが,念のため電話で確認しましょう.出してなければ急いで出しましょう.言わずもがなですね.今日はこのへんで.

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